Das Aufgabengebiet umfasst: 

  • Begleitung der EZE-Gremien (Versand Einladungen, Aktualisierung von Unterlagen, Teilnahme an Sitzungen, Protokoll und Rückmeldung; etc.)
  • logistische Vor- und Nachbereitung von Arbeitsbesprechungen mit dem BMZ und weiteren externen sowie internen Sitzungen
  • Unterstützung bei der Organisation, Koordination und Durchführung externer Veranstaltungen der Zentralstellen 
  • Unterstützung des Bereichs Rechenschaftslegung (Prozessieren der Rechenschaftsdokumente, Prüfung der sachlichen und zahlenmäßigen Richtigkeit, Versand von Dokumenten und Ablage) 
  • Terminüberwachung und -koordination 
  • Pflege der Ablage und Archivierung
  • Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Einholen von Angeboten und Buchungen von Reisetickets sowie Hotelbuchungen
  • allgemeines Büromanagement

Sie erfüllen folgende Voraussetzungen: 

  • abgeschlossene Berufsausbildung Ausbildung zur/m Bürokommunikationskauffrau/-mann oder vergleichbare Qualifikation
  • sehr gute MS-Office Kenntnisse
  • strukturiertes Planen und konstruktives Arbeiten
  • Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation wünschenswert
  • Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse 
  • Belastbarkeit, Flexibilität und sicheres Auftreten
  • Interesse an der Mit- und Neugestaltung von Arbeitsabläufen und Teamprozessen
  • Kommunikations- und Teamfähigkeit, Dienstleistungsorientierung
  • Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Freundlichkeit
  • Geschick im Umgang mit Menschen in unterschiedlichen Kontexten