Das Aufgabengebiet umfasst:
  • Management des Abteilungsbüros und Assistenz bei administrativen Aufgaben (u.a. Terminkoordination, Organisation von internen Sitzungen und Veranstaltungen, Protokollführung, Reisemanagement, Bearbeitung von Zahlungsvorgängen und Abrechnungen)
  • Unterstützung der Leitung bei Personalangelegenheiten
  • Management des Abteilungsbudgets und Kostenplanung sowie Recherchen zu einzelnen Themen und Zuarbeit zu ausgewählten inhaltlichen Fragen
  • eigenständige Vorbereitung von Unterlagen und Berichten. Erstellung von Präsentationen, Briefentwürfen und sonstiger Korrespondenz
  • eigenständige Planung, Koordination und Monitoring von Abteilungsthemen/veranstaltungsformaten. Aufbereitung von Abteilungsthemen zur internen Kommunikation und an der Schnittstelle zu anderen Fachbereichen des Hauses
  • Weiterentwicklung digitaler Kommunikationsformate
Projektbearbeitung:
  • selbstständige Bearbeitung von Projekten in eigener Trägerschaft (Projektfonds) für das Referat Ergebnismanagement: Antragstellung, Begleitung, Projektabschluss, Sicherstellung des Bewilligungsverfahrens, Finanzabwicklung der zugewiesenen Projekte
  • Vertragserstellung und Zahlungsabwicklung mit externen Dienstleister:innen
  • Überwachung und Steuerung von zugewiesenen Budgets sowie Unterstützung der Referent:innen Evaluation und Wirkungsorientierung in ihren Aufgaben der Programmplanung und –umsetzung
Sie erfüllen folgende Voraussetzungen:
  • (Fach)hochschulabschluss oder abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung
  • gute Kenntnisse in Betriebswirtschaft, Finanzen und Projektmanagement, Zahlenaffinität
  • Berufserfahrung in Büro-, Ablauf- und Verwaltungsorganisation wünschenswert sowie Bereitschaft auch vor Ort im Büro zu arbeiten
  • Erfahrung in der Entwicklungszusammenarbeit von Vorteil
  • sehr gutes Ausdrucks- und Kommunikationsvermögen in Wort und Schrift sowie gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen
  • sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse sowie digitale Kompetenz (u.a. social Intranet, Kommunikationstools)
  • strategische Fähigkeiten und schnelle Auffassungsgabe, Organisationstalent
  • Verlässlichkeit, Gründlichkeit, selbstständige Arbeitsweise, Teamplayer und Kollegialität